Koululaisen Kirjaklubin rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä
Otava - Kuvalehdet Oy ja sen konserniin kuuluvat yhteisöt
Yhteystiedot
Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy
PL 13
00241 Helsinki
puh. (09) 15661


2. Yhteyshenkilö 
Lotta Mäkelä 
Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy
PL 13
00241 Helsinki
puh. (09) 15661


3. Rekisterin nimi
Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy:n asiakasrekisteri
Kirjakerhotoiminnan asiakasrekisteri kattaa 1.11.2005 seuraavat kirjakerhot: Suuri Suomalainen Kirjakerho, Book Avenue kirjakerho, Suuri Suomalainen Lastenkerho, Koululainen Kirjaklubi, Erä Kirjakerho, M&K Kirjaklubi, Mauri Kunnas Kirjakerho. Lisäksi se kattaa kirjalahjakorttipalvelu Libricardin sekä internetissä toimivan Suuri Kuu -kirjakaupan. Tämä rekisteriseloste kattaa kaikkien edellä mainittujen kirjakerhojen asiakasrekisterit.


4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy:ssä seuraavia tarkoituksia varten:
• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• tilausten, peruutusten, palautusten sekä reklamaatioiden hoitaminen ja rekisteröinti
• laskutus, maksujen valvonta, maksuajan myöntäminen ja perintä
• osoitteenmuutosten kirjaaminen
• Otava - Kuvalehdet Oy:n konserniin kulloinkin kuuluvien yhteisöjen tavaroiden ja palvelujen markkinointi
• Otava - Kuvalehdet Oy:n konserniin kuuluvien yhteisöjen liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
• asiakkaiden kiinnostustietojen käsittely (ml. analysointi) ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
• asiakkaiden osto- ja maksukäyttäytymisen seuranta ja analysointi
• tietosuojalainsäädännössä tarkoitettujen suoramarkkinointikieltojen toteuttaminen
• luonnollisten henkilöiden automaattisilla järjestelmillä toteutettavaan suoramarkkinointiin antamien suostumusten käsittely.
• Suuren Suomalaisen Kirjakerho Oy:n tai sen edustajan toimeksiannosta tekemiä myyntipuheluja voidaan nauhoittaa laaduntarkkailutarkoituksissa.
Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1, 2, 5 ja 6 kohtaan.


5. Rekisterin tietosisältö
Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:
• asiakastiedot: nimi, syntymävuosi, tieto alaikäisyydestä, asiakasnumero, yhteystiedot (ml. sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto) yhteydenottoa varten, arvo tai ammatti, äidinkieli, sukupuoli, talouden koko, asumismuoto (kerros- vai pientalo), alle 18-vuotiaiden lasten lukumäärä, kiinnostus- ja harrastustiedot, kirjakerhoon liittymisvuosi, laskutusyhteystiedot ja suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä tehtävään suoramarkkinointiin, suoramarkkinoinnin kieltokoodit sekä tieto osoitteen saantitavasta
• asiakaspalautetiedot: esim. asiakkaiden tyytyväisyystiedot, mielipidekyselyt, kommentit rekisterinpitäjän tuotteista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot
• tilaustiedot: tilaaja- ja saajatiedot, tuote- ja tilaustiedot, tarjoustiedot, hintatiedot, laskutustiedot, toimitustiedot, maksun suoristus-, maksutapa- ja velkatiedot, perintätiedot, peruutustiedot, palautustiedot, tarjonnan kielto- ja rajoituskoodit, ostovelvoite- ja ostohyvitystiedot, verkkopalvelussa tarvittavat tiedot sekä reklamaatiotiedot
• jäsenhankintatiedot, jäsenyystiedot (esim. jäsenluokka, alkamis- ja päättymisaika) ja jäsenpalvelutiedot (kerholehden ja palkintojen tiedot)
• rekisterinpitäjän ja muiden yritysten välisten yhteistyösopimusten kulloinkin edellyttämät tiedot
• muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot.


6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 ja 2 kohta) ja hänen tilauksistaan (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohta).
Asiakkaiden henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää säännönmukaisesti myös muiden Otava ? Kuvalehdet Oy:n konserniin kuuluvien yhteisöjen henkilörekistereistä (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 6 kohta).
Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Suomen Posti Oyj:n, Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä sekä rekisterinpitäjän kanssa tavaroiden ja palvelujen myyntiä koskevan sopimuksen tehneiltä yhteisöiltä sekä tavaroiden ja palvelujen tilausmyyjiltä.


7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti muille Otava - Kuvalehdet Oy:n konserniin kulloinkin kuuluville yhteisöille ja rekisterinpitäjän kanssa tavaroiden ja palvelujen myyntiä koskevan sopimuksen tehneille yhteisöille sekä tavaroiden ja palvelujen tilausmyyjille.
Asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy:n markkinointirekisteriin sen jälkeen, kun rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen asiallinen yhteys on katkennut.
Tiedot luovutetaan teknisen käyttöyhteyden avulla, teknisenä tallenteena tai paperitulosteena.


8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän toimitiloissa, jotka on lukittu ja kiinteistössä on kulunvalvonta.
B. ATK:lle talletetut tiedot
Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.
Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.


9. Tarkastusoikeus ja oikeus oikaista virheellinen tieto
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy:n asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun rekisteröity haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy:lle yllä mainittuun osoitteeseen tai käydä edellä mainitussa osoitteessa henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan. Tarkastuspyynnössä rekisteröidyn tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy toimittaa kirjallisen vastauksensa rekisteröidylle 30 päivän kuluessa siitä, kun rekisteröity on käynyt henkilökohtaisesti Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy:ssä tai kun rekisteröidyn kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy:lle.
Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy:lle virheen korjaamista koskevan pyynnön.


10. Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy:tä käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia varten. Halutessaan käyttää kielto-oikeuttaan rekisteröity voi lähettää allekirjoitetun kirjeen edellä mainittuun Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy:n osoitteeseen.


11. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä
Jos rekisteröity haluaa lisää tietoja hänen henkilötietojensa käsittelystä Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy:ssä, hän voi lähettää allekirjoitetun kirjeen edellä mainittuun Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy:n osoitteeseen.